项目组的综合规划方法和技术
2022-05-02 企企科技 移动报销 事项会计 项目管理 协同办公

项目组是指通过协调和统一管理获得单独管理无法获得的效益和控制的一组相互关联的项目。项目组中的项目需要共享组织的资源,并分配项目之间的资源。项目组中的每个项目都有相互依赖和影响。影响项目组计划的因素很多。科学合理的项目组计划是项目组管理成功的关键。本文结合项目实例,提出了项目组的综合规划方法和技术

1.项目组计划的意义

项目组是一组具有共同战略目标或共同交付结果的项目。项目组中的项目通常以某种方式密切相关,如使用共同资源、依赖或支持相同的战略目标。项目组的突出特点是投资巨大,参与者众多,影响因素众多,各项目之间存在相互依赖和影响关系。如果没有针对项目组管理所需的实际工作计划,它将很快陷入混乱状态。在这里,至少可以提出以下五个缺点。

(1)资源瓶颈。对于行政中心和新项目筹筹建办公室的项目组经理可以获得有限的资源,包括可用资金、专业管理人员、可提供的施工条件等。当项目组中的每个项目同时实施时,如果没有计划,每个项目对资源的需求组织可能没有计划,也可能远远超过组织可以获得的最大限度。

(2)没有充分利用资源。在项目组实施过程中,资源应优先分配给优先级高、合适的项目。在每个项目中,资源的正确分配意味着资源应分配给关键路径上的活动。对于项目组中的每个项目,如果不使用关键路线法,资源可能会分配到非关键路线,导致资源没有得到充分利用。

 (3)50:1的循环关系。由于项目或项目内部活动的实施顺序颠倒或实施方法不正确,已完成的工作需要重新返工或不能再完成。这样,原成本为1元的工作需要50元才能完成。

   (4)扔。这种现象的具体表现是各职能部门之间没有事先沟通协调,也没有制定项目组计划、资源分配和预算。在项目组实施过程中,各职能部门相互推卸责任。

   (5)工作遗漏。由于项目组规模大,项目多,工作结构分解不好,可能没人知道还需要做什么,已经完成了,导致实施过程中工作遗漏或返工。

 2.项目组计划的特点

虽然传统的项目管理理论为项目时间管理提出了大量成熟的项目规划方法和技术,如WBS、关键路径法、前导图法、计划评审技术等,大量的项目管理软件可以有效、快速地制定项目计划。然而,项目组计划具有其特殊性。

(1)项目组计划的一个重要特点是资源限制条件明确,时间节点要求明确。项目组计划属于时间和资源限制计划,必须同时满足资源和时间限制的要求;

(2)项目组所属项目之间存在相互限制和影响。因此,在制定和实施计划的过程中,需要在项目组层面进行协调,项目组经理对计划的参与水平相对深入和详细。项目组一般规模大,工期长,项目数量多,参与项目建设的监理和施工承包商多。任何监理和施工承包商承担的项目和施工内容只是项目组一个阶段的一个方面或一部分,业主在设备、材料供应和标段交接协调方面的中介形成了进度计划管理的复杂关系。施工承包商在编制标段进度计划时,受自身利益和责任范围的限制,除原则上按照合同规定实施并确保合同确定的阶段目标和项目完成时间外,原则上不考虑对其他施工承包商在具体操作安排和公共资源使用方面的影响。也就是说,施工承包商的工程进度计划不能完全解决,不能完全解决。

决工程进度计划在空间上、时间上和资源使用上的交叉和冲突矛盾。为满足项目群总体进度计划要求,项目群管理者需要站在项目群的高度,不但在项目内部进行综合平衡,而且按照项目群总体战略和目标,分析项目群各个内外部条件进行综合平衡。

(3)由于工程项目群复杂的层次和结构,以及其规模巨大、涉及具体项目数量众多、参与单位广泛等特点,项目群工作计划种类繁多、层次各异,针对项目群的实施具有不同层次的组织和管理,这就决定了项目群管理和工作计划具有不同的层次,各个层级的计划围绕项目群目标而展开,具体落实不同层次的管理工作。需要对计划进行组织和管理,否则将会陷入数据的海洋而无所适从。

3.项目群综合计划基本思路

项目群管理者关注和控制的焦点更多的是需要对群体内各个项目范围、时间、成本进行界定和计划。对于项目群管理与传统项目管理的基本区别就在于管理者可以根据项目群总体实施情况和项目群总体战略对所属各个项目的范围、时间以及成本进行部分调整和细化,整合项目范围、时间、成本进行综合协调。

按照综合集成管理原理和方法,项目群计划应该综合反映群体内各个项目的各个方面,包括时间、成本及范围,每个项目的关键数据都应被计划和跟踪。同时,各个项目不是孤立的存在,而是相互之间具有内在的关系,项目群综合计划强调从项目群整体和组织战略角度出发,将项目以及工作计划放在整个组织环境包括项目群内外部环境进行考察、计划和跟踪。

项目群综合计划具体内容包括:项目群总体战略规划、项目群总体实施计划、各项目总实施计划、各承包单位承包项目总实施计划、资源保障计划、资金平衡计划、材料、设备到货计划等等。以某项目群为例,项目群由八个建筑组成一个行政中心区域,参与设计、施工、监理、咨询顾问等超过100家,高峰期现场实施人员上万人,平均月投资额接近1亿人民币,业主负责整个区域的组织和实施,利用综合计划技术。

项目群综合计划包含三个大的层次,第一层次的项目计划是整个群组工程的总计划目标,第二层次的项目计划是各单个建设项目计划目标,第三个层次,项目各部分具体实施计划。各个层次有机结合,形成项目群计划的完整体系。

具体来说,第一层次计划由项目群管理者根据项目群战略目标制定,计划内容为组织战略目标的分解和明确,计划应根据高层给定的进度目标和要求、资源限制条件、以及相关技术逻辑关系、物理条件限制,合理安排各项目具体时间安排、作业顺序以及重大节点安排等。

第二层次计划由组织根据项目群计划安排的内容主要是单个建设项目工程目标控制计划,包括工期、质量、安全、造价等。第二层次的计划是第一层计划实现的基础,只有第二层次计划完成才能保证第一层次计划的实现。这一层次计划在项目群总体计划所确定的项目具体时间和节点目标的细化和深化;

第三个层次计划为项目各部分具体实施计划,由工作的具体实施单位完成,主要针对各自所承包范围的项目工作进行计划和具体安排。

4.项目群综合计划制定的原则

制定项目群综合实施计划应遵循以下原则:

第一,满足项目群的约束条件,对于项目群管理,其限制和约束条件较单个项目管理具有其复杂性,以下是项目群常见约束条件:

(1)项目群目标约束。由于群体性项目部门或某些项目可以独立发挥其使用功能,因此,项目群战略目标往往会对某些具体项目提出具体完成和交付时间要求,如行政中心项目群业主群体内各个单体项目均提出了具体明确的竣工时间表。项目群工作的开展必须围

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